Часто задаваемые вопросы

Подсистема Социальная сеть на базе BuddyPress

Содержание

  1. Общие сведения
  2. Вход на сайт
  3. Друзья
  4. Группы
  5. Форумы
  6. Документы
  7. Настройки

—
Общие сведения

На сайте ФИЦ КазНЦ РАН развернута подсистема Социальная сеть на базе набора компонентов BuddyPress.

«BuddyPress» — это проект с открытым исходным кодом. Проект постоянно развивается и дополняется. Работу над этим проектом осуществляет международное сообщество.

В настоящее время подключены компоненты, реализующий следующий функционал:

  • Расширенные профили — позволяет администратору сайта создавать дополнительные поля и группы полей профиля пользователя. Создана группа полей — Портфолио: Участие в конференциях, Участие в грантах, Публикации и поле Дополнительная информация.
  • Настройка учетной записи — дает возможность пользователям изменять настройки своих учетных записей и уведомлений.
  • Дружеские связи — дает возможность пользователям становиться друзьями, чтобы они могли следить за активностью друг друга или просматривать только тех, кто им интересен.
  • Личная переписка — позволяет пользователям общаться друг с другом напрямую и лично. Причем нет ограничений на количество одновременно общающихся людей — получателей сообщения может быть несколько.
  • Уведомления — позволяет уведомлять пользователей об активности с помощью иконок в тулбаре и/или через электронную почту, и настраивать уведомления.
  • Группы пользователей — Открытые, частные и скрытые группы пользователей позволяют  разделить обсуждение на различные темы с независимыми лентами активности и списками участников.
  • Форумы групп — каждая группа пользователей может создать собственный форум.
  • Документы — позволяет создавать и совместно работать над документами с помощью визуального редактора. Документы могут быть связаны с группами или пользователями и иметь различные уровни конфиденциальности.

—
Вход на сайт

  • Для того чтобы воспользоваться функционалом Социальная сеть необходимо авторизоваться на сайте. Для этого нажмите на ссылку — Вход:
  • Откроется страница с формой авторизации:

    В качестве имени необходимо указать только <имя> Вашей корпоративной почты (без @knc.ru !), в качестве пароля необходимо указать пароль для входа в почтовую систему ФИЦ КазНЦ РАН.
  • После успешной авторизации в верхней части окна Вашего браузера появится тулбар:
  • При наведении указателя на приветствие в правом верхнем углу появится выпадающее меню:

—
Друзья

При клике на пункте меню Друзья откроется страница:

Для того чтобы подружится нажмите на пункт меню «Пользователи» в правом сайдбаре. Откроется страница со списком пользователей:

  • Чтобы увидеть список всех пользователей нажмите кнопку «Все пользователи».
  • Чтобы отсортировать пользователей по алфавиту выберите соответствующий Фильтр.
  • Можно воспользоваться Поиском.
  • Чтобы отправить запрос на дружбу кликните на кнопку «Добавить в друзья» у соответствующего пользователя.
  • Пользователю, с которым Вы хотите подружится, придет письмо с извещением о запросе дружбы, а в его сервисном меню появятся индикаторы:

—
Группы

Группы пользователей могут быть открытыми, частными и скрытыми. Каждой группе разрешено иметь свой Форум и свои Документы. При соответствующих настройках доступ к Форуму и Документам может быть разрешен только членам группы.

Любой пользователь сайта ФИЦ КазНЦ РАН может создать группу. Для этого:

  • Выберите подпункт сервисного меню «Создать группу»:
  • Появится страница создания группы:
  • Введите название группы, краткое описание и нажмите кнопку «Создать группу и продолжить».
  • На шаге 2. Настройки настройте конфиденциальность (открытая, частная, скрытая группа).
  • На шаге 3. Форум поставьте галочку если Вы хотите включить форум в этой группе.
  • На шаге 4. Документы поставьте галочку если Вы хотите включить документы в этой группе.
  • На шагах 5. и 6. Вы можете загрузить картинку и обложку страницы группы.
  • На шаге 7. Вы можете пригласить своих друзей (если они у Вас уже появились) присоединиться к Вашей группе.

Пользователь, создавший группу автоматически становиться ее Администратором.

—
Форумы

Для того чтобы увидеть список всех форумов нажмите пункт меню «Форумы» в тулбаре:

Откроется страница со списком всех форумов:

При выборе форума Вашей группы откроется страница со списком тем. Если ни одной темы еще нет, то появится приглашение создать новую тему:


Нужно ввести Заголовок темы и набрать текст сообщения. К сообщению можно прикрепить один или несколько файлов.
Если установить галочку «Информировать меня о новых ответах по электронной почте», то к Вам на электронную почту будут приходить уведомления обо всех ответах в данной теме.
Если Вы хотите получать уведомления обо всех ответах во всех темах — нужно нажать на ссылку «Подписаться» (под названием форума).

—
Документы

Функционал Документы — это удобный инструмент для совместной работы над проектами документов с помощью визуального редактора. Документы могут быть связаны с группами или пользователями и иметь различные уровни конфиденциальности.

Для того чтобы создать новый документ выберите пункт сервисного меню «Создать новый документ»:

Появится страница редактирования документа, на которой необходимо заполнить поля Заголовок и Содержание:

Для более комфортной работы окно визуального редактора можно раздвинуть, потянув за правый нижний угол.
К документу можно приложить один или несколько файлов.
Важно! Имя файла может содержать только латинские символы, тире и подчеркивание. Имя файла не должно содержать пробелов и не должно быть очень длинным (не более 40-ти символов).
Пример правильных имен файлов: «2021-12.pdf», «First_Announcement_FeroSeminar_Kazan.doc».

В визуальном редакторе можно развернуть панель инструментов:

Особый интерес вызывает наличие инструмента для работы с таблицами:

Далее можно настроить ассоциацию документа с группой и его конфиденциальность:

По окончании редактирования и настройки свойств документа нужно его сохранить:

После этого в списке документов группы появится сохраненный документ:

В разделе документов группы можно создать тематическую папку, нажав на ссылку «Управлять папками», перейти к редактированию документа и посмотреть историю его изменений. При просмотре истории документа можно просмотреть и восстановить все его редакции:


—
Настройки

Каждый пользователь может управлять уведомлениями и приватностью своего профиля. Для этого выберите пункт сервисного меню «Настройки»:

Откроется страница настроек пользователя. На вкладке «Общее» бесполезно вносить изменения, так как для аутентификации используются данные корпоративной почты. Для смены пароля нужно пользоваться вкладкой «Настройки» клиента корпоративной почты Zimbra.

Для управления уведомлениями нужно выбрать вкладку Email. После внесения изменений не забудьте нажать кнопку «Сохранить изменения»:

Для управления видимостью отдельных полей профиля нужно выбрать вкладку «Приватность профиля»:

Инструкция по работе с подсистемой Техподдержка

Подсистема Техподдержка — это инструмент технической поддержки пользователей компьютерной техники и информационно-телекоммуникационных ресурсов ФИЦ КазНЦ РАН, предназначенный для  автоматизированного учета заявок от пользователей.

В отделе ИБТСТ работают специалисты, отвечающие за различные аспекты поддержки ИТ-среды ФИЦ КазНЦ РАН. Пользователю нет необходимости знать зону ответственности каждого специалиста:

  • С помощью подсистемы Техподдержка он может обратиться к общему для всех специалистов отдела ИБТСТС каналу.
  • Дежурный сотрудник принимает заявку, выясняет детали проблемы и возможные пути решения.
  • Возможно дежурный сотрудник сможет сразу же решить проблему пользователя.
  • Если обращение требует подключения других специалистов отдела ИБТСТ, то дежурный сотрудник переназначит заявку специалисту или группе специалистов, которые и будут с ней дальше работать.

Подсистема Техподдержка в настоящее время работает в тестовом режиме — извещение о новой заявке приходит на корпоративный почтовый адрес отдела ИБТСТ и время реакции на заявку может достигать 4-х часов.

Воспользоваться подсистемой Техподдержка может любой сотрудник ФИЦ КазНЦ РАН, имеющий корпоративный почтовый адрес, поскольку полноценно пользоваться всеми ресурсами сайта ФИЦ КазНЦ РАН можно только после авторизации. Для авторизации используются данные, предоставленные для входа в почтовую систему ФИЦ КазНЦ РАН.

Для авторизации нажмите на ссылку — Вход:

Откроется страница с формой авторизации:

В качестве имени необходимо указать только <имя> Вашей корпоративной почты (без @knc.ru !), в качестве пароля необходимо указать пароль для входа в почтовую систему ФИЦ КазНЦ РАН.

Обращения в Техподдержку

  • Нажмите на ссылку Техподдержка в сервисном меню сайта:

    или на плавающую кнопку слева внизу страницы, а затем выберите пункт меню Заявки:


    ————————————————————————————————————————

  • Если Вы еще не авторизовались на сайте, то Вам будет предложено это сделать:
  • После успешной авторизации откроется окно подсистемы Техподдежка. Нажмите кнопку «Создать Новую Заявку»:

  • В появившемся окне заполните обязательные поля Тема и Описание. В окне Описание Вы можете оставить свой контактный телефон для оперативной связи. В поле Категория выберите из списка подходящую категорию:
  • Нажмите кнопку «Сохранить Заявку»:
  • Если все обязательные поля заполнены — появится окно с извещением о принятии заявки. Одновременно на Вашу корпоративную почту от support@knc.ru придет письмо с темой «SUPPORT.KNC.RU: Добавлена заявка №хх».
  • Вы можете просмотреть свою заявку, перейти к списку всех своих заявок или создать новую заявку, нажав на соответствующую кнопку.
  • При нажатии на кнопку «Список Заявок» Вы увидите таблицу со всеми своими заявками:
  • После обработки заявки дежурный сотрудник свяжется в Вами или напишет ответ средствами подсистемы Техподдержка. При  добавлении ответа к заявке на Вашу корпоративную почту придет извещение от support@knc.ru с темой «SUPPORT.KNC.RU: Добавлен ответ на заявку №хх». В конце письма будет ссылка на заявку. При клике на нее запустится браузер и откроется страница просмотра заявки. Возможно потребуется авторизоваться на сайте. Тогда после авторизации Вы увидите таблицу со списком Ваших заявок.
  • При клике по строке с заявкой откроется окно просмотра заявки:
  • В этом окне Вы можете написать ответ, нажав на кнопку «Ответ» или закрыть заявку, если проблема решена, нажав на кнопку «Закрыть Заявку».

Списки рассылки

Списком рассылки называется специальный адрес электронной почты. Вся почта, поступающая на него, перенаправляется на участников этого списка.

  • Для того, чтобы завести новый список рассылки напишите письмо на support@knc.ru или создайте заявку в подсистеме Техподдержка — Вам заведут список рассылки @knc.ru и проконсультируют по вопросам его использования.
  • После того, как список рассылки был создан и Вы стали владельцем этого списка, Вы можете добавить в него участников, которые будут получать почту, поступающую на этот почтовый адрес. Чтобы перейти к списку рассылки, просмотреть его участников и отредактировать его, войдите в «Контакты» в главном верхнем меню Zimbra и нажмите на пункт «Списки рассылки»:
  • Справа Вы увидите списки рассылки, владельцем или участником которых Вы уже являетесь, и их участников:
  • Для того, чтобы добавить новых участников в список рассылки, владельцем которого Вы являетесь, нажмите на кнопку «Редактировать»:
  • В появившемся окне Вы увидите участников данного списка рассылки. Чтобы удалить участника, кликните по красному крестику напротив него:
  • В этом же окне справа Вы можете добавить новых участников в список рассылки:
  • Для того, чтобы добавить внешнего пользователя, не имеющего корпоративный адрес @knc.ru, введите его адрес в окне, которое находится ниже и нажмите «Добавить»:
  • Список рассылки можно настроить. Для этого перейдите во вкладку «Свойства списка рассылки». После окончания редактирования списка рассылки не забудьте нажать на кнопку «Сохранить»:

Портфель

Портфель — это внутреннее хранилище файлов в Zimbra. Портфелем удобно пользоваться тем, кто часто добавляет одни и те же файлы в свои письма. В своем портфеле можно создать несколько тематических папок (например, «Заявления», «Договоры»). Файлы можно добавлять в письмо непосредственно из портфеля, а не путём загрузки с компьютера. Кроме того, в портфеле можно создавать папки, доступные для просмотра или загрузки файлов другими пользователями.

Не рекомендуется хранить в портфеле файлы, нежелательные для просмотра третьими лицами.

  • Для того, чтобы создать новую папку в Портфеле нажмите на значок  и, в появившемся меню, выберите пункт «Новая папка»:

    В появившемся окне нужно ввести Имя папки и можно выбрать ее цвет:
  • Для того, чтобы загрузить файл в папку можно просто перетащить его с рабочего стола или нажать кнопку «Загрузить файл»:

    Размер загружаемых файлов не должен превышать 36 Мб.
  • Чтобы добавить файл из Портфеля в письмо, во время редактирования письма нажмите на значок  в пункте «Вложить» и выберите «Портфель»:

    В появившемся окне можно выбрать и прикрепить к письму нужный файл:
  • Для того, чтобы сделать папку общедоступной, нажмите на значок  справа от имени папки и выберите пункт «Общий доступ к папке»:

    В появившемся окне можно настроить доступ к этой папке, добавить электронные адреса тех, кому будет разрешен доступ, а также определить их роль. При вводе в поле «Электронный адрес» осуществляется глобальный поиск в Общей адресной книге ФИЦ КазНЦ РАН по имени, фамилии и т.п.:

    Каждому приглашенному пользователю будет отправлено уведомление:

    Если пользователь согласен принять профиль общего доступа — нужно нажать кнопку «Принять профиль общего доступа». При этом можно изменить Имя папки и ее цвет:

    В Портфеле пользователя появится новая папка:

Общая адресная книги ФИЦ КазНЦ РАН

Общая адресная книга ФИЦ КазНЦ РАН — это справочник по сотрудникам, подключенным к корпоративной почтовой системе ФИЦ КазНЦ РАН. В справочнике указаны ФИО, должность, подразделение, электронный адрес сотрудника. Чтобы всегда иметь доступ к Общей адресной книге ФИЦ КазНЦ РАН, рекомендуется добавить её в списки Контактов в Zimbra.

Для этого:

  • В верхнем меню Zimbra перейдите во вкладку «Контакты» и кликните левой кнопкой мыши по значку . Выберите пункт «Найти общие ресурсы»:
  • В появившемся окне Вы увидите доступные Вам списки контактов. Общая адресная книга ФИЦ КазНЦ РАН имеет название «ФИЦ КазНЦ РАН». Отметьте этот пункт галочкой и нажмите «Добавить»:
  • Слева Вы увидите, что появился список под названием «galsync.fic — ФИЦ КазНЦ РАН». Это и есть Общая адресная книга ФИЦ КазНЦ РАН. Кликнув по этому списку контактов правой кнопкой мыши, Вы можете изменить его название:
  • Кликнув на имя сотрудника в этом списке контактов, справа Вы увидите имеющуюся о нём информацию.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам:

Отправить